Личный кабинет абитуриента в НИИ СП им. Н.В. Склифосовского

Адаптация к новым условиям

Май 2020. Из-за эпидемии COVID-19 введен логдаунт. Не смотря на него, приём будущих студентов отменять не собираются, но очень ограничивают процедуры.

Министерство образования дало распоряжение приёмную комиссию 2020 года провести онлайн. По крайней мере первый этап: запись в приёмную комиссию и сбор документов. 

Не смотря на то, что сбор документов начинается с середины июня, когда приходят результаты ЕГЭ и выдают аттестаты, реализовать такой функционал необходимо было в течении 2 недель. 

Подготовка

Первый вопрос, который перед нами встал: как и где хранить документы. Минимальный пакет состоит из 12 файлов; на приём ожидается, 600 абитуриентов; если средний файл будет объёмом 5 Мб, нужен объём хранилища не менее 35 Гб. На тот момент, таких объёмов не было, по этому начали рассматривать другие варианты. 

Использовать Google Drive или DropBox не вариант, — сервера должны обязательно располагаться на территории РФ, соответствовать ГОСТ Р 58242-2018 и провайдер должен быть аккредитован Министерством цифрового развития и связи РФ + на сервере должно использоваться шифрование.

Изучив возможные варианты, было принято решение создать своё облако для хранения данных на базе NextCloud на VDS-сервере и написать API для двустороннего обмена файлами. 

Интерфейс SklifCloud, на котором хранятся пакеты документов абитуриентов.

Реализация

Ознакомившись с объёмом работ, мы поняли, что за столь короткий срок реализовать личный кабинет невозможно, поэтому по согласованию с заказчиком реализацию разбили на несколько этапов: 

1. Создание формы предварительной регистрации в приёмную комиссию. 
   Всем зарегистрированным участникам будет создана учетная запись для дальнейшей работы в личном кабинете. 
2. Создание личного кабинета с информацией о приёме и отображением статуса.
   После релиза, всем ранее зарегистрированным пользователям разослали данные для входа.
3. Поднятие SklifCloud, написание API и реализация загрузки пакета документов. 
   С начала приёмной комиссии в личном кабинете автоматически запускался необходимый функционал.
4. Написание инструкции по работе с абитуриентами и SklifCloud для сотрудников. 
   
5. Реализация статусов «Зачислен» и «Не зачислен» с автоматическим уведомлением абитуриентов и рассылкой списков поступивших. 

Доработка

Пока абитуриенты оставляли заявки мы столкнулись с рядом проблем, которые требовали срочного решения:

1. Несмотря на то, что письмо с логином, паролем и ссылкой для входа были у пользователей на почте, некоторые писали о том, что не могут войти. 
   Решение: генерировать пароли только из цифр и строчных латинских букв + создать кнопку «Забыли пароль», при клике на которую происходила генерация нового пароля и информация для входа отправлялась на почту. 
2. Заказчик хотел, чтобы 1 пользователь мог отправить пакет документов только 1 раз, но при отправки документов, большинство абитуриентов либо чего-то не прикладывали, либо прикладывали не то, что нужно. Сотрудникам Склифа приходилось прозванивать десятки студентов в день и просить отправить документы на почту, из-за чего документы стало сложно искать.
   Решение: реализовать дозагрузку документов в SklifCloud, добавить статуc «Требуется дозагрузка документов», при переводе на который пользователю приходит письмо с комментарием, какие документы необходимо до загрузить.
3. Вместо ожидаемых 600 абитуриентов, в личном кабинете зарегистрировались более 900 человек и среднее количество файлов, вместо ожидаемых 12 составило 18. Память на сервере закончилась на 2-ю неделю активности личного кабинета.
   Решение: увеличить объём памяти на сервере с 40 Гб до 60 Гб, а затем до 100 Гб, чтобы был запас.
4. Из-за большого количества абитуриентов, сотрудник приёмной комиссии менял статус только у зачисленных абитуриентов, не зачисленные оставались в неведении своего статуса, пока не открывали публикуемые списки. 
   Решение: всем студентам, чей статус отличается от «Зачислен» скрипт автоматически меняет на «Не зачислен» с отправкой соответствующего письма через 3 дня после завершения приёмной комиссии.